集团办公自动化(OA)系统启动

来源 发布 时间:2011-10-24 07:54:00 浏览:9350次

逐步实现办公现代化

OAOffice Automation的英文缩写,也即是办公自动化的意思。总体上讲,它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件。

目前集团的产业众多,而且地域分散,各环节的沟通还主要靠电话、纸介送达、邮件等较传统的方法,在沟通的过程中信息难免会不断衰减和失真,也易造成事后查询资料的不及时和不完整,无法适应现代行业快速发展的速度;集团的产业需要大量文件审核和审批,而纸质文档的传递使得进展缓慢,另外大量纸质文件靠人力的送达,大大增加了企业的成本;而集团高层管理者因无法及时获取各种信息,难以对集团的整体运作做出准确的全局把控,导致资源不能合理优化配置,人员工作不能被合理安排,运作时间也不能科学规划,风险性规避能力欠缺。因此,随着企业规模的不断壮大,我们急需借助一个高效的平台来快速实现科学有效地管理,适应现代化企业快速发展的要求。

集团目前上马的OA系统,采用因特网技术,以增强型的工作流为引擎、融合知识管理套件、并加入更广泛的日常业务工作管理等,最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同。 "信息协同",是指在日常工作流程的流转中,从一个信息点就可以立即查询出与其关联的信息内容 ;"业务协同",指各项目公司、各部门、各环节的业务可以在统一管理和协调下进行;"资源协同"企业的各种资源,包括人、财、物、信息和流程,将这些资源可以整合在统一的平台上。而加强的知识库管理套件则将办公人员在工作中的一些经验和工作方法等隐性非结构化的知识挖掘并归类总结,形成显性知识沉淀在知识库中。员工在知识库中能迅速获得与其职位和权限相关的知识,通过知识库系统实现知识积累、分享、利用、创新的过程,创建一个完善的知识共享的环境。

集团目前纳入OA系统运行的管理业务流程主要有:

一、日常办公:

OA系统问题反馈    2、内部留言

二、文件管理:

1、公司通知            2、文件更改申请          3、作废文件保留(销毁)申请   

4、部门公务联系函      4、请示报告              5、会议纪要发放

6、行政发文            7、党委发文              8、团委发文

三、行政管理

1、公章用印申请        2、借印申请

四、量具管理

1、量具增补申请        2、量具委外维修申请      3、量具启、封、废审批

4、委托检定申请

五、财务管理

1、差旅费报销          2、费用报销              3、预付款申请

4、领(付)款申请      5、借款申请              6、供应商付款周期表审批

7、供应商付款审批      8、供应付款通知

六、人力资源管理

1、用工需求申请        2、新员工入职办理表      3、员工试用期转正申请

4、岗位调动申请        5、培训需求申请          6、请假申请

7、出差申请            8、出勤异常申请

七、销售管理

1、国内贸易下单申请    2、质量信息反馈处理      3、外贸生产订单评审

4、订单变更通知单

八、设备管理

1、设备采购申请流程

九、成本管理

1、价格通知单

十、审计管理

1、审计方案审批流程    2、审计报告审批流程      3、审计决定审批流程

十一、后勤管理

1、基础设施建设及维修流程    2、一般维修申请    3、宿舍入住申请

十二、法务管理

1、专利申请流程        2、商标申请流程

集团OA系统的运行,是对公司几十年来的传统办公习惯的一次较大的变革,我们要充分发挥OA系统平台的先进作用,在管理上挖潜增效,提升办公自动化水平,逐步实现办公自动化。